Thiết lập sự chuyên nghiệp với mô hình 5s văn phòng
- Thứ tư - 03/10/2018 08:50
- In ra
- Đóng cửa sổ này
Mô hình 5s văn phòng mang đến những hiệu quả công việc rất tuyệt vời, tạo môi trường chuyên nghiệp hiện đại và tinh gọn
Mô hình 5s văn phòng mang đến những hiệu quả công việc rất tuyệt vời, tạo môi trường chuyên nghiệp hiện đại và tinh gọn. Từ cách bố trí và sắp xếp nội thất, thanh lọc những sản phẩm đều được làm một cách tỉ mỉ nhất. Mọi thông tin về cách áp dụng bạn có thể tham khảo chi tiết ở bên dưới.
Quy trình áp dụng mô hình 5s trong văn phòng
5s là viết tắt của: Sàng lọc- Sắp xếp- Sạch sẽ- Săn sóc- Sẵn sàng
Bước1: SERI (SÀNG LỌC): Trong bước này các bạn cần tổng vệ sinh văn phòng làm việc, tiến hành khảo sát kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào công việc. Phân biệt rõ nội thất, đồ vật nào cần dùng được. Loại bỏ những đồ thừa không dùng đến nữa.
Bước 2: SEITON (SẮP XẾP): đặt mọi thứ đúng nơi quy định, đúng vị trí
Phân biệt những giấy tờ, tài liệu quan trọng vào từng vị trí khác nhau. Bước này góp phần tiết kiệm thời gian, công sức nhưng lại mang đến hiệu quả khá bất ngờ. Nội thất như bàn làm việc, ghế ngồi cần được sắp xếp thẳng hàng thẳng lối.
Bước 3: SEISO (SẠCH SẼ): Cần tiến hành quét dọn, vệ sinh nơi làm việc. Giữ gìn chỗ ngồi luôn sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp. Nên đến sớm hơn 5 phút trước giờ làm việc để vệ sinh văn phòng. Mỗi thành viên cần có ý thứ trách nhiệm khi vực phục trách.
Bước 4: SEIKETSU (SĂN SÓC): Công việc phải được duy trì và thực hiện thường xuyên. Để không tốn công sức cũng như thời gian vệ sinh cho lần sau thì bạn cần thực hiện công việc này thường xuyên hơn, làm đều đặn hàng ngày.
Bước 5: SHITSUKE (SẴN SÀNG): Bạn cần nâng cao ý thức tự giác mà không cần đến sự nhắc nhở của cấp trên. Tổ chức, công ty cần tiến hành ban thưởng thích đáng.
Các yếu tố cơ bản để thực hiện mô hình 5s trong văn phòng
Lãnh đạo cần là người tự giác, đi tiên phong trong phòng trào áp dụng mô hình này trong chính phòng làm việc của mình. Tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất cho nhân viên, nhân viên tỏ rõ thái độ ủng hộ lãnh đạo bằng chính hành động của mình.
Đào tạo: Cần bỏ ra vài buổi để đào tạo nhân viên hiểu và nắm rõ mô hình này trong văn phòng. Cung cấp cho họ những tài liệu, kiến thức thực tiễn hoặc mô hình mẫu của những đơn vị tổ thức khác đã từng áp dụng và đạt được thành tựu nhất định.
Xác định rõ công việc cho từng đối tượng, phân công từng vị trí và khu vực phụ trách. Mọi nhân viên cần nâng cao ý thức tự giác mà không cần đến sự nhắc nhở của người lãnh đạo, giám sát, quản lý cấp cao.
=> Xem thêm: 5 mẫu thiết kế văn phòng hiện đại đáng được tham khảo
Quy trình áp dụng mô hình 5s trong văn phòng
5s là viết tắt của: Sàng lọc- Sắp xếp- Sạch sẽ- Săn sóc- Sẵn sàng
Bước1: SERI (SÀNG LỌC): Trong bước này các bạn cần tổng vệ sinh văn phòng làm việc, tiến hành khảo sát kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào công việc. Phân biệt rõ nội thất, đồ vật nào cần dùng được. Loại bỏ những đồ thừa không dùng đến nữa.
Bước 2: SEITON (SẮP XẾP): đặt mọi thứ đúng nơi quy định, đúng vị trí
Phân biệt những giấy tờ, tài liệu quan trọng vào từng vị trí khác nhau. Bước này góp phần tiết kiệm thời gian, công sức nhưng lại mang đến hiệu quả khá bất ngờ. Nội thất như bàn làm việc, ghế ngồi cần được sắp xếp thẳng hàng thẳng lối.
Bước 3: SEISO (SẠCH SẼ): Cần tiến hành quét dọn, vệ sinh nơi làm việc. Giữ gìn chỗ ngồi luôn sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp. Nên đến sớm hơn 5 phút trước giờ làm việc để vệ sinh văn phòng. Mỗi thành viên cần có ý thứ trách nhiệm khi vực phục trách.
Bước 4: SEIKETSU (SĂN SÓC): Công việc phải được duy trì và thực hiện thường xuyên. Để không tốn công sức cũng như thời gian vệ sinh cho lần sau thì bạn cần thực hiện công việc này thường xuyên hơn, làm đều đặn hàng ngày.
Bước 5: SHITSUKE (SẴN SÀNG): Bạn cần nâng cao ý thức tự giác mà không cần đến sự nhắc nhở của cấp trên. Tổ chức, công ty cần tiến hành ban thưởng thích đáng.
Các yếu tố cơ bản để thực hiện mô hình 5s trong văn phòng
Lãnh đạo cần là người tự giác, đi tiên phong trong phòng trào áp dụng mô hình này trong chính phòng làm việc của mình. Tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất cho nhân viên, nhân viên tỏ rõ thái độ ủng hộ lãnh đạo bằng chính hành động của mình.
Đào tạo: Cần bỏ ra vài buổi để đào tạo nhân viên hiểu và nắm rõ mô hình này trong văn phòng. Cung cấp cho họ những tài liệu, kiến thức thực tiễn hoặc mô hình mẫu của những đơn vị tổ thức khác đã từng áp dụng và đạt được thành tựu nhất định.
Xác định rõ công việc cho từng đối tượng, phân công từng vị trí và khu vực phụ trách. Mọi nhân viên cần nâng cao ý thức tự giác mà không cần đến sự nhắc nhở của người lãnh đạo, giám sát, quản lý cấp cao.
=> Xem thêm: 5 mẫu thiết kế văn phòng hiện đại đáng được tham khảo