Bố trí văn phòng - nguyên tắc không phải ai cũng biết

Chủ nhật - 28/03/2021 23:28

Khoa học chứng minh rằng việc bố trí bàn ghế trong phòng làm việc khoa học và thẩm mỹ sẽ giúp nhân viên thư giãn, giảm căng thẳng và đặc biệt là tăng năng suất lao động. Ngược lại, việc sắp xếp không khoa học có thể khiến công ty tốn nhiều công sức và thời gian cho việc luân chuyển công việc. Ngoài ra, việc đặt chỗ ngồi của nhân viên không hợp lý cũng có thể gây lãng phí diện tích sàn đáng kể. Để lập kế hoạch sắp xếp , bố trí mọi phòng ban, bộ phận hiệu quả nhất, một số khuyến nghị tốt là:
Mối quan hệ giữa các phòng ban trong một công ty
- Chú ý đến mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận
- Sắp xếp các phòng ban dựa trên quy trình làm việc của một công ty
- Các phòng ban hoặc bộ phận liên quan nên bố trí gần các phòng ban chủ chốt của công ty
- Sắp xếp theo cách mà một khi công ty phát triển và phát sinh những nhu cầu mới, có thể thay đổi vị trí của một bộ phận cụ thể dễ dàng, nhanh chóng hơn.
- Sắp xếp các phòng ban hỗ trợ công việc gần nhau và có sự kết nối mạch lạc trong hệ thống giao thông lưu chuyển.
- Phòng họp nên gần phòng làm việc của giám đốc. Các cuộc họp không nhất thiết phải tiến hành trong một phòng cố định mà có thể bố trí ở các khu vực như sảnh, hành lang, tại các bục ghế dài... Điều này giúp làm giảm không khí căng thẳng trong các cuộc họp thường thấy. Tuy nhiên, thiết kế phải tính đến yếu tố thẩm mỹ và tận dụng những góc, những nơi có tầm nhìn rộng bao quát để thu hút và tạo động lực cho nhân viên làm việc hăng say hơn.
- Bố trí các phòng ban chủ lực gần cửa ra vào, thang máy hoặc khu vực lễ tân.
- Biệt lập rõ ràng các bộ phận thường xuyên xảy ra tiếng ồn, nói chuyện, các cuộc điện thoại của khách hàng với phòng làm việc cần tập trung.
Nguyên tắc lưu chuyển động
Con người là yếu tố chính của thiết kế văn phòng, vì họ là người sử dụng chính. Khi thiết kế văn phòng cần chú ý đến nguyên tắc lưu chuyển động. Nguyên lý lưu chuyển động giúp người lao động tiết kiệm công sức, loại bỏ các thao tác thừa, rút ngắn thời gian thực hiện tập trung vào các công việc nhằm nâng cao hiệu suất.
Ngoài ra, nhân viên sẽ vận động nhiều hơn nếu thiết kế và bố trí nội thất văn phòng có tính di chuyển. Ví dụ, không gian photo hoặc máy in nên cách xa bàn làm việc của nhân viên một chút, tạo điều kiện cho họ đứng lên ngồi xuống, di chuyển từ nơi này sang nơi khác, tuy ngắn nhưng đủ cho một bài tập vận động nhẹ. Điều này tưởng chừng đơn giản nhưng lại giúp máu lưu thông trong cơ thể tốt hơn, giảm tình trạng béo phì, trì trệ nơi công sở.
Nguyên tắc tối giản
Thiết kế khu vực làm việc của nhân viên tối giản nhằm mục đích tạo điều kiện cho các chuyển động diễn ra thuận lợi nhất.
Nguyên tắc sử dụng khoảng trống và văn phòng phẩm
Bố trí các khung cảnh làm việc như ánh sáng, thông gió, màu sắc, kiểm soát tiếng ồn sao cho hiệu quả và thuận tiện.